Defunctul dosar cu șină, încă neîngropat

•Cum se aplică la Cluj prevederile Legii 9 din 2023 privind simplificarea procedurilor birocratice•

Prefectul Județului Cluj, Irina Munteanu i-a convocat pe șefii instituțiilor deconcentrate pentru a vedea în ce măsură aplică Legea 9 din 2023 privind eliminarea dosarului cu șină. Legea nr. 9/2023 prevede o serie de măsuri concrete şi obligaţii clar definite pentru instituţiile statului cu scopul de a se apropia de cetăţean, de a simplifica procedurile birocratice, de a face paşi spre digitalizarea serviciului public administrativ. Legea a intrat în vigoare pe 4 iulie iar instituţiile au avut la dispoziţie 30 de zile pentru a se organiza în acest sens.

Printre obligațiile impuse de lege instituțiilor se numără: cererile vor fi puse la dispoziţia publicului în format electronic; copia cărţii de identitate se va accepta prin email; se permit fotocopierea gratuită a documentelor de la dosar, altele decât cele care provin de la instituţiile centrale; informatizarea proceselor și procedurilor; să specifice pe formularele proprii durata de completare a fiecăruia și motivul colectării informației; să ofere metode alternative de plată a serviciilor publice furnizate contra cost, fie prin plata cu cardul, fie prin intermediul altor sisteme de plată; să folosească cu precădere mijloacele electronice pentru comunicarea cu beneficiarii serviciilor publice, acolo unde beneficiarul are și este de acord să furnizeze o adresă de poștă electronică; să publice seturi de date de interes public pe portalul www.data.gov.ro.

La capitolul interdicții apar: nu se vor mai solicita de la populaţie copii legalizate de pe documente, ci ele vor fi semnate pentru conformitate de funcţionarul care le primeşte; copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către alte instituții publice, organe de specialitate ale administrației publice centrale și locale; dosare, dosare cu șină, precum și niciun alt articol sau obiect de birotică sau papetărie.

Prefectul Județului Cluj a atras atenția că intrarea în vigoare a acestei legi este o etapă importantă în direcția digitalizării și simplificării procedurilor administrative și reprezintă un pas important către modernizarea și eficientizarea administrației publice. „Această schimbare facilitează accesul cetățenilor la serviciile publice și reduce birocrația, având un impact pozitiv asupra relației dintre cetățeni și instituții. La nivelul județului Cluj majoritatea acestor proceduri de reducere a birocrației și de promovare a comunicării online între instituțiile publice și cetățeni este implementată într-o foarte mare măsură, doar unele aspecte care țin de dotări cu echipamente sau modificări legislative sunt în curs de implementare. Încă din perioada pandemiei acest tip de comunicare a început a fi implementat, astfel că acest proces de digitalizare este într-un stadiu avansat”, a precizat Irina Munteanu. Prefectul a recomandat instituțiilor publice să comunice în mod repetat prin intermediul rețelelor de socializare, a site-urilor proprii despre aceste posibilități, astfel ca cetățenii să devină tot mai conștienți de acest tip de comunicare și să o abordeze în relația cu instituțiile publice pentru a evita deplasările inutile la ghișeu. De asemenea a oferit sprijinul serviciilor publice deconcentrate în a promova și prin intermediul Instituției Prefectului aceste tipuri de facilități în relația de comunicare cu cetățenii.

Administrația Fiscală

În cadrul Colegiului Prefectural Cluj, reprezentanții Direcției Regionale a Finanțelor Publice Cluj au anunțat că după intrarea în vigoare a Legii nr. 9/04.01.2023 (4 iulie 2023) , s-a transmis, pentru informare și diseminare către personalul care își desfășoară activitatea în cadrul Administrațiilor Județene a Finanțelor Publice, inclusiv pentru aplicarea de către personalul din serviciile fiscale municipale și orășenești , a unui anunț cuprinzând obligațiile și intericțiile ce revin instituțieiîn conformitate cu dispozițiile Legii nr. 9/04.01.2023.

Prin aceeași circulară s-a dispus întreprinderea de către organele fiscale și a următoarelor acţiuni: mediatizarea mijloacelor de comunicare electronică puse la dispoziţie de către Ministerul Finanţelor /ANAF (serviciul Spaţiul Privat Virtual, denumit în continuare SPV, şi serviciul Depunere declaraţii electronice) şi utilizarea cu precădere a acestora pentru comunicarea cu beneficiarii serviciilor publice; informarea personalului din cadrul structurilor coordonate cu privire la faptul că primirea copiei în format electronic după cartea de identitate se asigură prin intermediul Formularului de contact, disponibil pe site-ul ANAF şi în Spaţiul Privat Virtual; informarea contribuabililor care se prezintă la sediile unităţilor fiscale cu privire la posibilitatea de a obţine documente şi informaţii prin intermediul serviciilor electronice şi telefonice puse la dispoziţie de către MF/ANAF; informarea contribuabililor cu privire la posibilitatea de a efectua o programare on-line înainte de a se deplasa la sediile unităţilor fiscale precum şi cu privire la beneficiile utilizării acestui serviciu; îndrumarea contribuabililor care se prezintă la sediile unităţilor fiscale în vederea utilizării calculatoarelor destinate self-service, oferindu-se în acest sens sprijin de către funcţionarii fiscali.

Agenția Națională de Administrare Fiscală din Cluj precizează că pentru contribuabilii persoane fizice care nu îşi pot îndeplini obligaţiile fiscale în mod electronic sunt puse la dispoziție calculatoarele destinate self-service.

Casa de Pensii

La Casa Județeană de Pensii Cluj, îndosarierea cererilor și a documentelor depuse de către beneficiarii sistemului public de pensii se asigură de către instituție, prin intermendiul funcționarilor de la ghișeu.

Reprezentanții instituției au anunțat că s-a trecut deja la eliminarea cerinței de depunere a copiei talonului de pensie iar în cazul în care legislația pe care instituția o aplică prevede că documentația necesară acorđării drepturilor cuprinde și anumite copii, acestea sunt realizate în mod gratuit de către funcționarii instituției, în momentul depunerii cererii.

„La nivelul instituției au fost create trei grupuri de adrese de e-mail dedicate transmiterii în format electronic a copiei cărții de identitate. Adresele de e-mail au fost create pentru cele trei locații în care ne desfășurăm activitatea (Cluj, Turda și Dej).

Pentru a veni în sprijinul pensionarilor și asiguraților sistemului public de pensii aflați în evidențele noastre, instituția noastră și-a dezvoltat capacitatea de furnizare a serviciilor publice electronice prin posibilitatea de transmitere de către beneficiari a unor solicitări pe adresa de e-mail a instituției, special creată în acet sens, cereri care nu necesită, conform prevederilor legale, prezentarea documentelor și în original”, a prezentat Casa de Pensii Cluj, precizând, totodată, că dosarele/dosarele cu șină erau puse gratuit la dispoziția beneficiarilor și înainte de apariția Legii nr.9/2023.

Inspectoratul Teritorial de Muncă din Cluj

Inspectoratul Teritorial de Muncă din Cluj susține că folosește cu precădere mijloacele electronice pentru comunicarea cu beneficiarii serviciilor publice, acolo unde beneficiarul are şi este de acord să furnizeze o adresă de poștă electronică.

Pentru a aplica prevederile Legii 9 din 2023, instituția acceptă copia în format electronic după cartea de identitate, transmisă prin e-mail, asigurând condițiile prevăzute de reglementările legale privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

De asemenea, ITM Cluj nu solicită persoanelor fizice sau persoanelor juridice, în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public, copii legalizate după documente. În cazul în care persoana se prezintă cu copia legalizată după document, în scopul furnizării serviciului public, aceasta se acceptă. Totodată, nu se solicită copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de către alte instituții publice și nici dosare, dosare cu șină, precum și niciun alt articol sau obiect de birotică sau papetărie. „Nu se percep taxe suplimentare pentru acoperirea costurilor acestor articole sau obiecte”, a precizat ITM Cluj.

AJOFM

Agenția Județeană pentru Ocuparea Forței de Muncă a dispus ca dosarul de șomaj și copia după cartea de identitate să se poată transmite în format electronic la adresa de e-mail cluj@anofm.gov.ro publicată pe pagina de internet a AJOFM Cluj, cu asigurarea condiţiilor prevăzute de reglementările legale privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal. Totodată, cerinţa de depunere a copiilor legalizate după documente la furnizarea serviciilor publice a fost înlocuită cu certificarea conformităţii cu originalul de către funcţionarul competent. În cazul în care persoana se prezinta cu copia legalizata dupa document, in scopul furnizarii serviciului public, funcţionarul public al AJOFM Cluj, este obligat să o accepte.

„S-a interzis solicitarea persoanelor fizice sau persoanelor juridice, in vederea soluţionării cererilor adresate la AJOFM Cluj, de copii de pe avize sau alte documente care au fost emise de catre alte instituţii publice, organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, etc. Aceste documente se solicită de către funcționarul public cu competențe în acest sens, de la entităaţile care le-au emis, în baza consimțământului expres al beneficiarului serviciului public, prin intermediul serviciului PATRIMVEN şi al serviciului RC al ONRC”, a explicat AJPFM Cluj.

DSP Cluj

La Direcția de Sănătate Publică a Județului Cluj, există posibilitatea depunerii dosarelor electronice pentru autorizare/notificare prin registratura electronică.

„Există un sistem electronic de schimb al informațiilor între instituție și beneficiari astfel încât se elimină obligativitatea depunerii solicitărilor în format letric la sediul instituției, dând posibilitatea completării dosarelor fără deplasarea la instituție.

Eliberarea actelor de reglementare sanitară se face electronic prin transmiterea lor la adresa de e-mail a beneficiarilor”, a anunțat DSP Cluj.

Cosmin PURIȘ